Sie haben sich entschieden, Ihr Qualitäts- oder Umweltmanagement zu zertifizieren und sich an eine externe Stelle gewandt, um ein unabhängiges Audit durchzuführen. Was können Sie jetzt tun, um Ihre Erfolgsaussichten zu maximieren?
Ein erfahrener Auditor von Bureau Veritas, der führenden unabhängigen Zertifizierungsstelle, gibt Ihnen Tipps zur Vorbereitung auf Ihr Audit.
1. organisieren sie ein externes audit nur, wenn ihr managementsystem fest installiert ist
Das erste, was ein externer Auditor bestätigen möchte, ist, dass ein Managementsystem vollständig implementiert ist - nicht nur ein theoretischer Plan. Um als "vollständig umgesetzt" zu gelten, muss ein Managementplan so lange vorhanden sein, dass Mitarbeiter und Führungskräfte ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und in ihre tägliche Arbeit integrieren können. Dieser Zeitraum kann von nur wenigen Wochen für kleine Unternehmen, in denen die Mitarbeiter aktiv an der Führung des Unternehmens beteiligt sind, bis hin zu sechs Monaten für sehr grosse Unternehmen reichen. Sobald der Managementplan Teil des täglichen Lebens Ihres Unternehmens ist, sollten die Auditoren hinzugezogen werden. Diese führen dann eine Bewertung durch und zeigen im Rahmen des Zertifizierungsprozesses Verbesserungspotenziale auf.
2. den auditprozess verstehen und ihre dokumentation vorbereiten
Bei Bureau Veritas verfolgen wir einen zweistufigen Ansatz für das erste Audit eines Unternehmens. Die erste Phase ist ein Besuch, um zu überprüfen, ob das Unternehmen für das Audit bereit ist. Ist das Managementsystem vollständig implementiert? Verfügt das Unternehmen über die notwendigen Unterlagen, damit unsere Auditoren ihre Arbeit ausführen können? Vorausgesetzt, das Unternehmen besteht diese erste Phase, umfasst die zweite Phase eine detaillierte Überprüfung der Dokumentation, einen Besuch vor Ort und Interviews mit Managern und Mitarbeitern. Das bedeutet, dass Ihre Dokumentation für unseren ersten Besuch vorbereitet sein muss: Das Qualitätshandbuch (oder das Handbuch des Umweltmanagementsystems für die Zertifizierung nach ISO 14001), die Unternehmensrichtlinien, -ziele und alle Systeme, die zur Erkennung von Nichtkonformitäten beitragen und der Bearbeitung von Qualitätsbeschwerden dienen.
3. stellen sie sicher, dass ihre unternehmensleitung an board ist...
Ein Schlüsselkonzept in der neuen ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 ist die Führung: Das Senior Management-Team muss sich zu Qualität verpflichtet fühlen und die Umsetzung leiten. Deshalb sind Interviews mit Führungskräften ein wichtiger Bestandteil unserer Audits. Wir überprüfen, ob die Unternehmensleitung mit dem Qualitätsmanagementsystem und setiner Rolle bei der Umsetzung vertraut ist. Eine wichtige Möglichkeit sich auf Ihr Audit vorzubereiten, besteht also darin, Ihren Führungskräften die richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Stellen Sie sicher, dass sie auf dem neusten Stand sind und für die Beantwortung der Fragen des Auditors zur Verfügung stehen.
4. ... und ihre mitarbeiter ihre rolle verstehen
Ihre Geschäftsleitung "besitzt" Ihr Qualitätsmanagementsystem, aber Ihre Mitarbeiter spielen alle eine Rolle bei der Umsetzung. Der grösste Hinweis für einen Auditor, dass ein Unternehmen über ein hocheffektives Qualitätsmanagementsystem verfügt, ist der jüngste Angestellte. Kennt dieser die Richtlinien und Verfahren, die für seinen Arbeitsplatz gelten, ist eine solide Grundlage gegeben. Dies kann nicht über Nacht erreicht werden - es erfordert monatelange Kommunikation und Schulung. Die Auditoren sagen, dass sie den Nutzen dieser Art von Mitarbeiterengagement sofort erkennen können, wenn sie ihre Interviews mit den Mitarbeitern führen.
5. entspannen sie sich! zertifizierung ist kein absolutes ziel: sie dient dazu, sie bei der verbesserung zu unterstützen
Auditoren sind nicht auf der Suche nach Perfektion. Sie überprüfen, ob Sie über ein System zur Verwaltung von Qualitäts- oder Umweltangelegenheiten verfügen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Ausserdem testen sie, ob Sie dieses System befolgen und es zur kontinuierlichen Verbesserung nutzen. Anstatt sich Gedanken darüber zu machen, was Ihr Auditor finden wird, nutzen Sie seine fachkundige Beratung über Nichtkonformitäten und Möglichkeiten zur Verbesserung. Es wird die Leistung Ihres Unternehmens steigern - und Ihrem Top-Management die Vorteile Ihres proaktiven Qualitäts- und Umweltmanagements verdeutlichen!
Infografik: 5 Vorteile der ISO 9001:2015 Zertifizierung
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Bureau Veritas unterstützt Sie in allen für das Qualitätsmanagement relevanten Bereichen. Von der Zertifizierung Ihres Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001 bis hin zu Trainings zum Qualitätsmanagement.
