Avis de confidentialité pour les Clients de Bureau Veritas Switzerland AG

Le présent avis de confidentialité est fourni conformément à l’art. 19 de la Loi fédérale sur la protection des données («LPD») concernant le traitement des données personnelles des clients de Bureau Veritas Switzerland AG (les «Clients»).

1. Responsable du traitement des données

Le responsable du traitement est Bureau Veritas Switzerland AG, dont le siège social est situé Grossächerstrasse 25, CH-8104 Weiningen, Suisse ; n° TVA CHE107701676 (ci-après «Bureau Veritas» ou le «Responsable du traitement»), faisant partie du Groupe Bureau Veritas.

2. Données collectées

Le Responsable du traitement traite vos données personnelles collectées par le biais de la documentation contractuelle et relatives au contrat conclu, telles que les données d’identification (y compris prénom, deuxième prénom, date et lieu de naissance, numéro fiscal et numéro de TVA, raison sociale) et les coordonnées (telles que l’adresse, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone), ainsi que toute information qui y est contenue (les «Données»).

3. Finalité et base juridique du traitement

Les Données sont traitées conformément aux finalités et bases juridiques suivantes: 

3.1 Exécution de la relation contractuelle
Les Données seront traitées afin d’exécuter correctement le contrat avec le Responsable du traitement et, en particulier:

(i) permettre une gestion efficace de la relation contractuelle avec le Responsable du traitement;

(ii) exécuter les obligations découlant du contrat, telles que, par exemple, la tenue de la comptabilité.

La fourniture des Données aux fins susmentionnées est obligatoire et nécessaire à la bonne exécution des activités précitées. En cas de refus total ou partiel de fournir les Données à ces fins, le Responsable du traitement ne sera pas en mesure d’établir et d’exécuter la relation contractuelle.

3.2 Respect des obligations légales
Les Données peuvent également être traitées afin de permettre au Responsable du traitement de remplir les obligations prévues par la loi, par un règlement ou par une ordonnance des Autorités.

La fourniture des Données à cette fin est nécessaire afin de respecter les obligations légales auxquelles le Responsable du traitement est soumis.

3.3 Intérêt prépondérant

(i) Protection juridique
Les Données seront traitées afin d’exercer les droits du Responsable du traitement, tels que le droit de se défendre en justice. Cet intérêt prépondérant doit être considéré comme prioritaire puisqu’il correspond à un droit garanti par la Constitution et, en tant que tel, est socialement reconnu comme prévalant sur les intérêts de la personne concernée. La fourniture des Données à cette fin est nécessaire afin de permettre au Responsable du traitement de se défendre dans le cadre de procédures judiciaires et extrajudiciaires.

(ii) Notifications informatives et promotionnelles
Les Données seront traitées afin de permettre au Responsable du traitement de contacter les Clients pour leur envoyer des notifications individuelles, exclusivement par e-mail, de nature informative et promotionnelle, sur la base de la relation contractuelle déjà établie avec ceux-ci, et concernant des produits et/ou services du même type que ceux vendus (Soft Spam), conformément aux dispositions de l’art. 3, al. 1, let. o de la Loi fédérale contre la concurrence déloyale (« LCD ») du 19 décembre 1986, état au 1er septembre 2023, et ses modifications ultérieures, sauf opposition. La base juridique de ce traitement réside dans l’intérêt prépondérant du Responsable du traitement à maintenir et à renforcer les relations humaines et professionnelles établies avec le Client. Cet intérêt prépondérant n’affecte pas les droits et libertés des Clients, car il trouve son équilibre respectif dans l’intérêt et l’attente raisonnable des Clients de recevoir des informations sur des produits similaires à ceux déjà achetés et sur l’activité du Responsable du traitement.

3.4 Consentement

(i) Activités de marketing
Les Données peuvent être traitées par le Responsable du traitement afin d’envoyer au Client, par les canaux autorisés par celui-ci, tels que, par exemple, courrier, téléphone ou notifications électroniques, telles que les e-mails, des notifications marketing à caractère publicitaire, informatif et promotionnel concernant les produits et services proposés par Bureau Veritas. La base juridique dudit traitement est le consentement donné. Le consentement peut toujours être librement révoqué en utilisant le lien approprié «unsubscribe» figurant au bas de toutes les notifications envoyées par e-mail ou par le biais du portail permettant d’exercer les droits indiqués à l’article 7 ci-dessous. La fourniture des données est facultative. Tout refus entraînera l’impossibilité, même partielle, de poursuivre cette finalité.

(ii) Transfert des données aux sociétés du Groupe Bureau Veritas afin de leur permettre d’envoyer leurs propres notifications publicitaires, informatives et promotionnelles 
Les Données du Client peuvent être transférées aux sociétés du Groupe Bureau Veritas et utilisées par les sociétés du Groupe Bureau Veritas pour l’envoi de notifications publicitaires, informatives et promotionnelles. La base juridique dudit traitement est le consentement du Client. Le consentement peut toujours être librement révoqué par le biais du portail permettant d’exercer les droits indiqués à l’article 7 ci-dessous. La fourniture des données est facultative. Tout refus entraînera l’impossibilité, même partielle, de poursuivre cette finalité.

4. Destinataires des Données

Les Données seront traitées par les employés du Responsable du traitement, spécifiquement désignés comme personnes autorisées à traiter les données (tels que, sans s’y limiter, les responsables des services commerciaux, juridiques et marketing), lorsque cela est nécessaire pour mener à bien les activités visées à l’article 3 ci-dessus.

Les Données personnelles peuvent également être transférées à des tiers lorsque cela est nécessaire à l’établissement, à la gestion, à l’exécution et/ou à la cessation de la relation contractuelle avec le Responsable du traitement. Dans ce cas, les tiers destinataires des Données personnelles, responsables autonomes du traitement ou dûment désignés comme sous-traitants, appartiennent aux catégories suivantes:

(i) sujets externes agissant en qualité de responsables autonomes du traitement tels que, par exemple, les Autorités et les organismes de surveillance et de contrôle et, de manière générale, les sujets, y compris les particuliers, habilités à demander les données (tels que les conseillers comptables et les conseillers juridiques), les Autorités publiques qui en font expressément la demande à des fins administratives ou institutionnelles, conformément aux dispositions de la législation nationale en vigueur;

(ii) sujets extérieurs à l’entreprise qui fournissent des services à l’entreprise et qui sont utiles à ses activités (par exemple : prestataires de services informatiques pour la gestion des bases de données, y compris les contacts et les e-mails, prestataires de services numériques et consultants informatiques fournissant une assistance technique à l’entreprise, bureaux fournissant des services de paie, organismes de formation, intermédiaires bancaires et financiers) ; ces sujets ont reçu un mandat spécifique en qualité de sous-traitants et leurs noms sont disponibles sur demande auprès du Responsable du traitement, en utilisant les coordonnées indiquées à l’article 7 ci-dessous.

5. Durée de conservation des Données 

Les Données traitées pour:

(i) l’exécution de la relation contractuelle avec la personne concernée sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et pendant le délai de prescription ordinaire de 10 ans prévu par la réglementation applicable;

(ii) l’exécution des obligations légales auxquelles le Responsable du traitement est soumis sont conservées pendant la durée prévue par la loi (10 ans pour les obligations administratives et comptables);

(iii) l’intérêt prépondérant du Responsable du traitement et, spécifiquement, en cas de litige judiciaire, seront conservées pendant toute la durée de celui-ci, jusqu’à l’expiration des délais permettant d’exercer les voies de recours et, aux fins de l’envoi de notifications commerciales, jusqu’à la demande de désinscription de la personne concernée ou pendant une période de 12 mois à compter du dernier contact actif avec la personne concernée;

(iv) les activités de marketing seront conservées pendant une période ne dépassant pas 24 mois à compter de l’octroi du consentement par le Client à la réalisation de ce traitement, après quoi une demande sera envoyée afin de confirmer la volonté de continuer à recevoir de telles communications : en cas de refus, les Données fournies seront supprimées ; en cas de consentement, elles seront conservées et traitées pendant une période supplémentaire de 24 mois. Les Clients peuvent, dans tous les cas, retirer leur consentement comme indiqué à l’article 3 du présent avis de confidentialité;

(v) le transfert de données aux filiales/sociétés mères et/ou sociétés affiliées du Groupe Bureau Veritas sera conservé pendant la durée nécessaire pour permettre techniquement le transfert correct des données à des tiers et, par la suite, conformément à ce qui est prévu dans les informations qui seront fournies par chaque responsable du traitement.

6. Transfert des données vers des pays tiers

Le Responsable du traitement peut communiquer les Données à l’Union européenne, conformément à la décision de la Commission européenne n° 2000/518/CE du 26 juillet 2000 (telle que confirmée par le rapport de la Commission au Parlement européen et au Conseil du 15 janvier 2024). Le traitement des Données sera effectué dans les bureaux du Responsable du traitement et les Données seront stockées sur des serveurs et/ou dans des archives situés en Suisse, dans l’Union européenne et dans des pays tiers. Les Données ne peuvent être communiquées à l’étranger que si le Conseil fédéral suisse a décidé que la législation de l’État concerné ou l’organisme international garantit un niveau de protection adéquat, conformément à l’art. 16 LPD. En l’absence d’une décision du Conseil fédéral, les Données ne peuvent être communiquées à l’étranger que si un niveau adéquat de protection des données est garanti conformément aux dispositions de l’art. 16.1 LPD ou en vertu de l’exception prévue à l’art. 17 LPD.

7. Droits de la personne concernée

Les Clients, en tant que personnes concernées (c’est-à-dire les personnes auxquelles les Données se rapportent), sont titulaires des droits conférés par la LPD. En particulier, conformément aux articles 25, 28, 32 et 49 de la LPD, les personnes concernées ont le droit de demander et d’obtenir, à tout moment, l’accès à leurs données personnelles, des informations sur le traitement effectué, ainsi que la rectification et/ou la mise à jour de leurs données personnelles. En outre, elles ont également le droit de s’opposer au traitement et de demander la portabilité des données (c’est-à-dire de recevoir les données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine). Enfin, les personnes concernées ont toujours le droit de révoquer leur consentement à tout moment (cela n’affectera, en aucun cas, la licéité du traitement effectué sur la base du consentement donné avant sa révocation) et d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle (en Suisse : le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence).
Les droits susmentionnés peuvent être exercés à tout moment en adressant simplement une demande au Responsable du traitement:

• par courrier, Grossächerstrasse 25, CH-8104 Weiningen, Suisse;
• par le biais du portail permettant d’exercer les droits, disponible à l’adresse: https://personaldataprotection.bureauveritas.com/#/HomePage